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办公室的地位
办公室的地位， 主要体现在：
第一， 中心地位。
办公室要代表领导处理全局性的问题， 起着辅助领导的作用， 是指挥、 控制整个机关工作的中心部门； 是一个单位的信息网络中心， 是各种信息的交汇点和集散地。
党和国家的方针、 政策， 上级机关的指示、 指令， 本单位的总体规划、 目标管理、 领导决策以及各种重大事件和重大活动过程中所形成的文件材料， 下属各个部门贯彻实施领导决策的情况和反映， 各方面的动态、 情报资料等等， 上下左右、 四面八方的信息， 都在办公室汇集和综合， 并且要发挥信息中心的综合效应。
第二， 窗口地位。
办公室是一个单位或领导机关的总进出口。
对于上下级和其他兄弟单位来说， 是信息网络中心， 处于联络站的地位， 是联络上下左右、 沟通四面八方的“窗口” 。
第三， 枢纽地位。
办公室在一个机关中， 是沟通上下、 协调左右、 联系。
各方， 保证机关工作正常运转的枢纽。
办公室虽然与其他职能部门同属一个序列， 但是， 其他职能机构是管理层、 执行层， 办公室则是中介层、 直接辅助领导工作。
办公室的作用， 办公室的作用主要体现在：
第一， 参谋作用。
作为领导的参谋， 应做好如下工作：
一是调查研究工作， 在领导决策之前为领导收集决策所需的信息， 为决策提供依据， 并对决策所需的信息进行分析研究，提出一个或几个可供领导选择、 参考的办法和建议。
二是在办文工作中， 除及时准确地进行传递外， 还应对需要呈送领导阅批的文件事先进 1 行调查研究， 提出拟办意见供领导参考。
三是组织会议时， 对会议的议程、 开法、 解决的主要问题及如何贯彻实施等提出建议和意见， 供领导参考。
第二， 助手作用。
作为领导工作的助手， 应做好如下工作：
一是协助领导承办好各项事务， 即帮助领导人员做好公文处理等日常工作。
二是协助领导做好协调工作。
三是协助领导做好各种决策的布置和督促检查工作。
办公室要协助领导建立严格的检查督办制度， 认真负责地对领导决定的事项和发布的文件的执行情况进行检查督促。
在检查中如发现本单位原来作出的决策不完全符合实际， 缺乏可行性， 难以贯彻执行或不宜实施， 应及时向领导报告， 以便修正原来的决策， 使之更加符合实际， 更加完善可行。
对于得不到执行或不能按期完成的事项要弄清是什么原因， 有什么困难， 存在什么问题； 然后协助有关部门共同出主意、 想办法， 解决存在的问题， 保证领导决策的实施。
第三， 服务作用。
指办公室承担着为同一级机关各部门和下级各单位以及为人民群众服务的职责。
一是为领导服务。
做好参谋助手， 协助领导处理日常事务等； 进行调查研究，收集整理信息， 为领导决策提供依据； 以及完成领导交办的任务等， 都属于服务的内容。二是为本机关、 本单位同级兄弟部门服务。
比如上级指示的接纳、 承办、 处理； 本级领导机关的报告、 指示、 请示的办理； 与众多上下内外机关单位的联系、 应对等， 都需要办公室综合承办。
所有这些服务性工作， 都应树立服务观念， 尽职尽 2 责地为兄弟部门服务。三是为下级单位和人民群众服务。
办公室为下级单位服务主要体现在日常工作的联系中，如对下级单位的请示要及时办理， 及时答复。
第四， 耳目作用， 指办公室在机关或单位的
领导工作中具有了解情况、 掌握情况、 报告情况的职责。
换句话说， 就是要掌握信息、 传递信息， 并及时进行信息反馈。
因此， 也可称为信息反馈作用。
在当今社会经济迅速发展和科学技术突飞猛进的情况下， 单位领导需要办公室提供上下左右各有关方面的各种信息， 以形成信息环流， 作为决策的基础。
因此， 领导决策对信息依赖的程度越深， 办公室的服务特色就越鲜明； 领导决策科学化程度提高， 对办公室工作服务质量要求就更高。
而办公室要获取信息， 必须既为领导工作服务， 又为上下级单位和人民群众服务， 疏通信息渠道， 广开信息源流。
办公室工作的基本任务， 主要包括：
第一， 组织协调。
党政机关的办公室的组织协调工作， 一般有两个方面：
一方面是秘书工作部门的领导协调， 如秘书长、 办公室主任的组织协调， 要针对比较重要的事情组织好对内对外、 对上对下的协调； 另一方面， 指办公室工作中办文、 办会、 办事等具体工作中的协调落实。
办公室工作是一项综合性的工作， 既涉及政治方面， 也涉及经济方面的工作， 需进行各方的协调； 在具体业务中， 如承办文电， 不论是上报还是下发， 往往涉及几个部门会签或办理， 需要办公室沟通、 协商并组织落实。
由此可以看出， 办公室工作人员必须有较强的办事能力、 较高的工作效率 3 和良好的工作作风。
第二， 督办检查。
大致分为三个方面：
一是对上级领导同志和领导机关下达的需要办理并报告结果的重要批示和文电的督办检查； 二是对本级领导和领导机关所作出的重要决定、 指示需下面贯彻执行的有关事情的督办检查； 三是对下级机关向上级的请示， 需要办理或答复的问题的督办检查。
加强督办检查工作， 对促进党和国家方针、 政策的落实， 推动一个地区或一个部门的工作， 克服官僚主义， 转变领导机关作风， 提高工作效率， 都能起到积极作用。
第三， 调查研究。
办公室的调查研究， 最根本的是为领导科学决策服务的。
一方面从宏观角度对各个时期某些重大的政策性、 战略性问题， 系统地进行调查研究， 向领导提供可行性方案和建议， 起到智囊团、 参谋部的作用； 另一方面从微观角度， 对领导决策的实施过程， 对每一时期中心工作的进程， 对有关重大方针、 政策的实施情况， 进行调查研究，及时向领导反馈信息。
第四， 会务工作。
会务工作是针对各类会议的各项准备工作， 包括严密细致地组织好会议期间的各项活动； 安排好会后的一切事宜； 热情周到地搞好会议服务工作。
第五， 安排领导活动。
安排领导活动是一项复杂、 细致而且又很具体的工作， 是指为领导的个体和群体安排的一些社会性应酬活动。
一般来说这些活动是指：
各种会议、 外出参观考察、 调查研究、 检查指导工作、 外事工作。
办公室在进行这项工作时，
4 要本着保证领导有足够的时间， 集中精力抓好大事， 搞好调查研究的精神， 一切活动安排要尽量从简， 并淡化和减少那些不必要的社会性应酬活动。
第六， 文书立卷与归档。
文书立卷与归档是指机关办公室的有关人员对本机关形成的有重要保存价值的文件， 进行分类整理， 立卷归档。
机关文书立卷与归档工作是机关档案工作的基础， 这项工作做好了 ， 有助于机关文件、 档案的齐全完整， 从而保证机关对文件、档案的利用求。
第七， 信访接待。
信访接待是指对人民群众和下级组织向领导或领导机关提出的建议、批评、 要求， 以至申诉、 控告、 检举、 揭发等进行研究、 调查和核实， 按照党和国家的政策、 法律进行处理的一系列活动。
在党联系群众、 搞好作风建设方面， 信访接待工作是一个重要的手段， 同时， 信访接待工作也是办公室发挥助手、 参谋作用的一种方式。
第八， 机要通信。
机要通信是指传递党政军机关及国民经济各部门机密文件的通信工作。
机要通信一般是采取三种形式、 两种手段。
三种形式， 一是中央办理的通信， 直接同各省、 直辖市、 自治区及驻外国使馆传递党和国家的重要机密的通信； 二是各级党政军机关自己办理的通信， 主要是在本级领导和领导机关之间传递文件； 三是通过邮电部门（或机要通信部门）
办理的通信， 主要是对一般性机要文件的上下、 左右传递。
两种手段， 一种是利用密电、 传真， 这主要用于党和国家的核心机密； 一种是利用 5 文件传递。
第九， 公务接洽。
公务接洽是指对上级机关派人到本机关了解情况、 检查指导工作， 兄弟单位来参观、 考察， 下级机关来请示、 汇报工作的接待、 转办、 沟通联系等事宜。
同时办公室还承担一级机关上呈下达和联系工作。
第十， 印信管理。
印信管理主要是指对印章、 介绍信的管理和使用， 同时还负责对下级单位印章的制发管理工作。
办公室要根据印章、 介绍信的审批手续和规定正确使用印章、介绍信， 加强对印章和介绍信的管理。
第十一， 情况综合。
情况综合， 对领导了 解机关内外情况， 掌握全局起着耳目和助手作用， 对领导进行科学决策起着重要的参谋作用， 是指各机关和单位的办公室对来自上下、左右、 内外的各种信息、 资料、 情况等进行收集、 加工和综合分析， 为领导决策提供信息依据。
这项工作的质量高低、 效率快慢， 直接影响着领导工作的质量和效率。
第十二， 信息处理。
指信息的搜集、 加工传递和存贮工作。
包括三项主要内容：
一是信息的搜集， 即按照确定的渠道和程序， 采用科学的方法和手段， 把分散无序的信息资料集中起来。
二是信息的加工， 即对现有的信息资料进行综合处理， 使其具有使用价值。
三是信息的提供， 即将加工后的信息及时提供给领导者、 机关各部门和有关机构使用， 以发挥信息共享的作用。
这要求办公室在机构设置、 人员配备、 信息网络建设和设备建设上相互配 6 套， 以建立一个有效的信息系统。
第十三， 起草文稿。
起草文稿是指办公室工作人员草拟公文， 起草领导讲话稿， 编辑简报等工作。
尽管在党政机关， 一般干部或领导干部， 都要或多或少地接触或承办这项工作， 但是由于起草文件、 讲话稿工作任务重， 时效性强， 这项工作大量的还是由办公室的专门文书工作人员来做。
起草文稿是办公室一项经常性的工作， 它要求文书工作人员必须有较高的思想水平和政策水平， 有较强的文字功底和综合能力。
第十四， 文书处理。
文书处理工作与办公室其他工作的关系较为密切， 是办公室一项经常性的基础工作， 也是文书工作的基础部分或主体部分。
它是指机关文书运转全过程中的一系列程序性、 技术性工作， 文书处理工作主要有发文处理、 收文处理、 阅办和管理文件。
第十五， 打字印刷。
打字印刷是办公室工作中的一项技术性和机密性很强的工作， 是指党政机关自身所形成的一切文件、 材料的打印、 铅印、 复印工作。
第十六， 编写大事记。
编写大事记， 是指对机关在实施领导职能过程中的重要活动、 事件的记载。
它和对机关总结、 检查各方面的工作， 对领导机关全面了 解和掌握一个时期的工作情况提供依据和参考。
第十七， 完成临时交办任务。
临时交办任务是领导在日常工作中， 遇到突发性的工作任务， 交由办公室去具体承办落实， 完 7 成临时交办任务亦即承办领导交办的事宜。
办公室工作的特点， 办公室工作的特点主要有：
第一， 服从性。
又称为被动性， 是办公室工作的一个重要特点。
办公室是组织内的综合办事机构， 是为一定的领导或领导集团服务的， 因此必须服从单位领导的领导， 按领导意图去处理各项工作。
把办公室的管理目标纳入组织的总体目标之内， 紧紧地围绕组织的中心任务开展工作， 任何时候也不可超越自己的管理权限， 违背组织的方针而自行其是。
第二， 服务性。
办公室工作的服务性表现在办公室工作的时时事事。
从服务对象上看，有领导群众、 本单位的其他部门， 甚至包括职工家属、 外来人员和外单位。
从服务内容看， 有政治服务、 信息服务、 智力服务、 技术服务、 生活服务、 工作服务。
第三， 时效性。
指办公室的许多工作只有在一定的时间内完成才能表现出它的效能， 否则， 即便做了， 也属于无效劳动。
如， 为领导起草讲话稿， 为出差人员预订车、 船票， 反映上级部门急需的统计数字、 情况， 包括高校系办公室的学年计划、 课程表的编排等都有严格的时间限定， 甚至一次会议的扩音设备未准备好， 一个重要的电话未及时转达到都会耽误工作， 影响组织总目标的实现。
第四， 综合性。
这是由办公室机构的综合性决定的。
现代办公室机构属综合性机构， 要对各部门工作有所了 解， 协调它们之间的关系， 把它们联系成一个有机的整体， 并对整个党政机关工 8 作负责。
这就需要站在全局性的立场上， 时时处处用综合的眼光观察和思考问题， 具备较强的综合能力。
第五， 广泛性。
办公室工作除了其他部门的专业工作以外几乎无所不包。
工作具体而繁杂， 大到单位政策方针的制定和贯彻实施， 小到管理单位的笤帚拖把笔墨纸张， 有时职工夫妻吵架、 邻里纠纷等也常常找到办公室要求解决。
除了 办公室常规性工作以外， 还会有许多其他部门不管的临时性、 突击性工作不期而至， 这类工作也多由办公室牵头办理。
第六， 机要性。
文秘人员是各级领导的参谋和助手， 经常参与研究各种机密问题， 又负责备种机密文件的起草和保管工作， 因而办公室工作具有高度的机密性。
由于工作需要，办公室人员常常比其他工作人员早知道一些党和国家的方针政策以及上级的意图， 在这些方针政策以及意图没有公布之前属于机密； 由于工作需要， 办公室工作人员往往了解工作中的重要情况， 各种统计数字以及人事调动等情况， 也都是机密； 因为参加一些重要会议， 了 解到领导集体在讨论问题中的一些不同观点与未定事项； 因为起草文件， 必然会接触到上级颁发的各种不同密级的文电资料， 了解到有关不宜公开的情况材料； 这些都具有一定的机密性。
办公室人员应当严守机密， 严格执行党和国家的有关保密制度， 对不应公开的情况守口如瓶， 对内部研究的问题如领导中的不同意见不私下散布。
同时， 在文件运转过程中也要严格保密制度， 不得遗失。
档案保管要注意安全， 不得发...